Облік трудової діяльності працівників в електронній формі та право на пенсію

06/ 06/ 2026

Прослухати онлайн Зупинити   Важлива інформація 10 червня 2026 року закінчиться п’ятирічний період, протягом якого Пенсійний фонд України вносить до реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність працівників на підставі оцифрованих трудових книжок. Цей термін був встановлений Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX від 5 лютого 2021 року (далі – «Закон»), який набрав чинності 10 червня 2021 року. Основні положення Закону Облік трудової діяльності працівників здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування («Реєстр»), який адмініструється Пенсійним фондом України. Страховий стаж працівників, що визначає їх право на пенсію та її розмір, обчислюється за даними цього Реєстру. Якщо інформація про певні періоди трудової діяльності не внесена до Реєстру, це може негативно вплинути на право працівника на пенсію. У Реєстрі на кожного працівника формується персональна електронна облікова картка, відомості до якої останніми роками вносяться автоматично при сплаті роботодавцем внесків на пенсійне страхування (у складі єдиного соціального внеску). Доступ до  інформації, що міститься в Реєстрі, працівник може отримати шляхом реєстрації на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України за наступним посиланням: portal.pfu.gov.ua/. За період до 1 січня 2004 року, такі дані вносяться до Реєстру на підставі записів у трудовій книжці працівника. Відомості про трудову діяльність працівника подаються роботодавцем, хоча передбачена і можливість подачі такої інформації працівником особисто. Ми рекомендуємо роботодавцям здійснити подання відомостей про трудову діяльність працівника, що наявні у трудовій книжці, до Реєстру, щоб забезпечити повноту відомостей у персональній обліковій картці кожного працівника та уникнути спорів у подальшому. Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу. За періоди роботи до 10 червня 2021 року відомості подаються одним із таких способів: (і) у вигляді сканованої  копії трудової книжки (а за її відсутності – інших документів, передбачених законодавством); або (іі) шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі Пенсійного фонду з обов’язковим додаванням сканованих копій документів, на підставі яких створено запис. ​Вимоги до сканованих копій документів:  o       виготовлені з оригіналів у кольоровому форматі; o       повинні містити всі сторінки із записами у хронологічному порядку; o       бути придатними для сприйняття, з видимими серією та номером документів; o       з роздільною здатністю при скануванні - 300 dpi; o       у форматі JPG або PDF; o       за розміром не перевищувати 1 Мб. Рекомендації Оскільки відповідно до Закону, дані з трудової книжки про трудову діяльність працівника раніше 10 червня 2021 року можуть використовуватись для внесення відомостей до Реєстру лише до 10 червня 2026 року, ми рекомендуємо наступне: (1) проінформувати працівників про необхідність перевірити правильність відомостей щодо їх трудового стажу у Реєстрі; (2) до 10 червня 2026 року забезпечити сканування трудових книжок працівників із всіма записами та їх завантаження до Реєстру; (3) після завершення сканування наявні трудові книжки видати працівникам особисто під підпис. Рекомендуємо ознайомитись із повним текстом Закону, оскільки викладені вище вимоги Закону відображені у цьому повідомлення стисло, та звернутись за консультацією у разі виникнення запитань. Контакти Ліна Немченко Партнерка Baker McKenzie   Маряна Марчук Радниця Baker McKenzie   Станіслав Мужайло Молодший юрист Baker McKenzie

Важлива інформація

10 червня 2026 року закінчиться п’ятирічний період, протягом якого Пенсійний фонд України вносить до реєстру застрахованих осіб відомості про трудову діяльність працівників на підставі оцифрованих трудових книжок. Цей термін був встановлений Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX від 5 лютого 2021 року (далі – «Закон»), який набрав чинності 10 червня 2021 року.

Основні положення Закону

• Облік трудової діяльності працівників здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування («Реєстр»), який адмініструється Пенсійним фондом України. Страховий стаж працівників, що визначає їх право на пенсію та її розмір, обчислюється за даними цього Реєстру. Якщо інформація про певні періоди трудової діяльності не внесена до Реєстру, це може негативно вплинути на право працівника на пенсію.
• У Реєстрі на кожного працівника формується персональна електронна облікова картка, відомості до якої останніми роками вносяться автоматично при сплаті роботодавцем внесків на пенсійне страхування (у складі єдиного соціального внеску). Доступ до  інформації, що міститься в Реєстрі, працівник може отримати шляхом реєстрації на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України за наступним посиланням: portal.pfu.gov.ua/.
• За період до 1 січня 2004 року, такі дані вносяться до Реєстру на підставі записів у трудовій книжці працівника.
• Відомості про трудову діяльність працівника подаються роботодавцем, хоча передбачена і можливість подачі такої інформації працівником особисто. Ми рекомендуємо роботодавцям здійснити подання відомостей про трудову діяльність працівника, що наявні у трудовій книжці, до Реєстру, щоб забезпечити повноту відомостей у персональній обліковій картці кожного працівника та уникнути спорів у подальшому.
• Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу. За періоди роботи до 10 червня 2021 року відомості подаються одним із таких способів: (і) у вигляді сканованої  копії трудової книжки (а за її відсутності – інших документів, передбачених законодавством); або (іі) шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі Пенсійного фонду з обов’язковим додаванням сканованих копій документів, на підставі яких створено запис.
• ​Вимоги до сканованих копій документів: 

o       виготовлені з оригіналів у кольоровому форматі;

o       повинні містити всі сторінки із записами у хронологічному порядку;

o       бути придатними для сприйняття, з видимими серією та номером документів;

o       з роздільною здатністю при скануванні – 300 dpi;

o       у форматі JPG або PDF;

o       за розміром не перевищувати 1 Мб.

Рекомендації

Оскільки відповідно до Закону, дані з трудової книжки про трудову діяльність працівника раніше 10 червня 2021 року можуть використовуватись для внесення відомостей до Реєстру лише до 10 червня 2026 року, ми рекомендуємо наступне: (1) проінформувати працівників про необхідність перевірити правильність відомостей щодо їх трудового стажу у Реєстрі; (2) до 10 червня 2026 року забезпечити сканування трудових книжок працівників із всіма записами та їх завантаження до Реєстру; (3) після завершення сканування наявні трудові книжки видати працівникам особисто під підпис.

Рекомендуємо ознайомитись із повним текстом Закону, оскільки викладені вище вимоги Закону відображені у цьому повідомлення стисло, та звернутись за консультацією у разі виникнення запитань.

Контакти